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Ausgaben kategorisieren

Das Werkzeug liest die Beschreibung einer Ausgabe – etwa aus einem Kontoauszug oder einer Beleg-Liste – und schlägt eine passende Buchhaltungskategorie vor, etwa Büromaterial, Reisekosten oder Fortbildung. Es richtet sich an Selbstständige und kleine Betriebe, die viele Einzelausgaben für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung vorsortieren müssen.

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Von der Buchungszeile zur Kategorie

Eine kurze Beschreibung wie „Tankstelle Musterstadt, 68,40 €“ oder „Amazon Marketplace, Druckerpapier“ wird der wahrscheinlichsten Kategorie zugeordnet – hier etwa Kraftstoff oder Büromaterial – zusammen mit einer kurzen Begründung. Bei mehrdeutigen Buchungen, die mehrere Kategorien zulassen, nennt das Ergebnis die naheliegendste Option und weist auf die Unsicherheit hin, statt eine falsche Sicherheit vorzutäuschen. Bei eindeutigen, wiederkehrenden Buchungen wie einer monatlichen Miete fällt die Zuordnung dagegen sofort eindeutig aus und braucht keine weitere Prüfung.

Vorarbeit, keine Steuerberatung

Die vorgeschlagene Kategorie ist eine Vorsortierung für die eigene Buchhaltung oder die EÜR, keine steuerliche Beratung und keine verbindliche Kontierung nach SKR. Bei Ausgaben mit unklarer steuerlicher Behandlung – etwa gemischter privater und geschäftlicher Nutzung – bleibt die endgültige Einordnung Aufgabe der Steuerberaterin oder des Steuerberaters. Wer regelmäßig gemischt genutzte Ausgaben hat, notiert diesen Umstand am besten direkt in der Eingabe, damit das Ergebnis den Hinweis von vornherein enthält.

Ganze Kontoauszüge auf einmal

Über die API lässt sich eine ganze Liste von Buchungszeilen aus einem Kontoauszug in einem Durchlauf kategorisieren, statt jede Zeile einzeln nachzuschlagen. So sinkt der Aufwand vor allem am Jahresende, wenn hunderte Einzelausgaben für die Steuererklärung sortiert werden müssen. Auch unklare oder unvollständige Buchungszeilen werden dabei nicht übersprungen, sondern mit der jeweils naheliegendsten Kategorie versehen, damit am Ende keine Zeile unbearbeitet bleibt.

Zusammenspiel mit der Belegerfassung

Die Kategorisierung arbeitet mit der Textbeschreibung einer Ausgabe; für gescannte Papierbelege braucht es zunächst eine Texterkennung, die Betrag und Beschreibung aus dem Beleg ausliest, bevor die Kategorisierung ansetzt. Beide Schritte lassen sich in einem Ablauf hintereinanderschalten, ohne dass Daten von Hand übertragen werden müssen. Für einzelne Belege genügt dagegen das Eintippen der Beschreibung von Hand, ohne den zusätzlichen Schritt der Texterkennung überhaupt zu benötigen.

Anwendungsfälle

Der Jahresabschluss der Handwerkerin

Anna Hoffmann sortiert am Jahresende zweihundert Ausgaben für ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Statt jede Zeile einzeln einer Kategorie zuzuordnen, reicht sie den kompletten Kontoauszug über die API ein und prüft anschließend nur noch die unsicheren Fälle.

Die monatliche Vorsortierung für den Steuerberater

Weber Metallbau GmbH liefert dem Steuerbüro monatlich vorsortierte Ausgaben statt eines unsortierten Kontoauszugs. Die Buchhalterin im Betrieb spart dadurch Rückfragen und beschleunigt die Übergabe an die Kanzlei.

Gemischte private und geschäftliche Fahrten

Jonas Weber hat mehrere Tankquittungen, bei denen unklar ist, ob die Fahrt privat oder geschäftlich war. Die Kategorisierung schlägt Kraftstoff als Kategorie vor, weist aber auf die notwendige manuelle Prüfung der Zuordnung hin.

Häufige Fragen

Ist die vorgeschlagene Kategorie steuerlich verbindlich?

Nein. Es ist eine Vorsortierung für die eigene Buchhaltung, keine steuerliche Beratung. Die endgültige Kontierung bleibt Aufgabe der Steuerberaterin oder des Steuerberaters.

Was passiert bei mehrdeutigen Ausgaben?

Das Ergebnis nennt die wahrscheinlichste Kategorie und weist auf die Unsicherheit hin, statt eine falsche Sicherheit vorzutäuschen.

Was passiert mit den eingereichten Ausgabendaten?

Sie werden nur zur Erstellung dieser einen Kategorisierung verarbeitet und danach nicht dauerhaft gespeichert.

Was kostet die Kategorisierung?

$0.003 pro Anfrage plus $0.0135 pro kategorisierter Ausgabe.

Kann ich einen ganzen Kontoauszug auf einmal einreichen?

Ja, über die API lässt sich eine Liste mehrerer Buchungszeilen in einem Durchlauf kategorisieren.

Liest das Werkzeug auch gescannte Papierbelege?

Nein, diese Funktion arbeitet mit Textbeschreibungen. Für gescannte Belege braucht es zusätzlich eine Texterkennung, die Betrag und Beschreibung zuerst ausliest.

Für Entwickler — API-Zugang

Alles auf dieser Seite ist auch per API verfügbar. Dieser Abschnitt richtet sich an Teams, die es in ihre eigenen Systeme einbinden möchten; alle anderen nutzen einfach das Tool oben.

Endpunkt

POSThttps://api.kit.forhosting.com/text/expense-categorize

Authentifizierung per Bearer-Token. Ein einziger POST stellt die Aufgabe in die Warteschlange; das Ergebnis erhalten Sie per Webhook oder über einen signierten Link.

Aufruf aus Ihrem Stack

curl -X POST https://api.kit.forhosting.com/text/expense-categorize \
  -H "Authorization: Bearer $KIT_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d &#39;{"items":["valor-1","valor-2"]}'

const res = await fetch("https://api.kit.forhosting.com/text/expense-categorize", {
  method: "POST",
  headers: {
    "Authorization": `Bearer ${process.env.KIT_KEY}`,
    "Content-Type": "application/json"
  },
  body: JSON.stringify({
    "items": [
      "valor-1",
      "valor-2"
    ]
  })
});
const { task_id } = await res.json();

import os, requests

res = requests.post(
    "https://api.kit.forhosting.com/text/expense-categorize",
    headers={"Authorization": f"Bearer {os.environ[&#39;KIT_KEY']}"},
    json={
    "items": [
        "valor-1",
        "valor-2"
    ]
},
)
task_id = res.json()["task_id"]

<?php
$res = file_get_contents("https://api.kit.forhosting.com/text/expense-categorize", false, stream_context_create([
  "http" => [
    "method"  => "POST",
    "header"  => "Authorization: Bearer " . getenv("KIT_KEY") . "\r\nContent-Type: application/json",
    "content" => &#39;{"items":["valor-1","valor-2"]}',
  ],
]));
$task = json_decode($res, true);

body := bytes.NewBufferString(`{"items":["valor-1","valor-2"]}`)
req, _ := http.NewRequest("POST", "https://api.kit.forhosting.com/text/expense-categorize", body)
req.Header.Set("Authorization", "Bearer "+os.Getenv("KIT_KEY"))
req.Header.Set("Content-Type", "application/json")
res, _ := http.DefaultClient.Do(req)

Beispiel-Anfrage

{
  "items": [
    "valor-1",
    "valor-2"
  ]
}

Beispiel-Antwort

{
  "task_id": "tsk_a1b2c3d4e5f6a1b2c3d4e5f6",
  "type": "text.expense_categorize",
  "status": "queued",
  "_links": {
    "result": "/tasks/tsk_…/result"
  }
}

Die API arbeitet asynchron: Sie erhalten sofort eine task_id. Polling ist mit 1 Anfrage pro Sekunde erlaubt.

Preis

pro Anfrage$0.003

pro Element$0.0135

Der Preis steht auf der Seite – keine Tokens, keine Credits. Fehlgeschlagene Aufgaben werden nicht berechnet.

Limits

max_tokens 20000

Fehler

HTTP	Code	Bedeutung
`401`	`unauthorized`	Der API-Schlüssel fehlt oder ist ungültig – prüfen Sie den Authorization-Header (Bearer).
`402`	`insufficient_balance`	Ihr Guthaben reicht für diese Aufgabe nicht aus – Aufladungen verfallen nicht.
`404`	`unknown_type`	Unbekannter Aufgabentyp – prüfen Sie das Feld „type“ gegen den Katalog.
`429`	`rate_limited`	Zu viele Anfragen – warten Sie kurz; Polling ist mit 1 Anfrage pro Sekunde erlaubt.
`422`	`task_failed`	Die Aufgabe ist fehlgeschlagen und wird nicht berechnet.

Vollständige KIT-Dokumentation lesen →