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Excel in PDF umwandeln

Eine Excel-Datei bleibt bearbeitbar und sieht je nach Programm unterschiedlich aus, wenn sie gedruckt oder archiviert wird. Dieser Dienst wandelt eine XLSX-Datei in ein PDF um: feste Seitenaufteilung, unveränderliches Layout, geeignet für Ablage, Versand und Aufbewahrung nach GoBD, ohne dass Formeln nachträglich verändert werden können.

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Warum eine Tabelle für die Archivierung ein PDF braucht

Eine XLSX-Datei lässt sich nachträglich verändern – für die Ablage von Belegen und Berechnungen fordert die GoBD dagegen ein unveränderbares Format. Die Umwandlung erzeugt aus der Tabelle ein PDF mit fester Seitenaufteilung: Was heute archiviert wird, sieht in fünf Jahren beim Öffnen exakt gleich aus, unabhängig davon, welche Excel-Version gerade installiert ist oder ob die verwendeten Formeln noch vorhanden sind. Für die Aufbewahrungspflicht zählt am Ende das PDF, nicht die veränderliche Ursprungsdatei.

Wie die Seitenaufteilung im PDF entsteht

Breite Tabellen, die auf dem Bildschirm über den sichtbaren Bereich hinausgehen, werden bei der Umwandlung automatisch auf mehrere Seiten verteilt, orientiert an den in Excel definierten Druckbereichen. Kopfzeilen der Tabelle lassen sich auf jeder Seite wiederholen, Diagramme werden an der ursprünglichen Position eingebettet. Ist im Ursprungsdokument kein Druckbereich festgelegt, übernimmt die Umwandlung eine sinnvolle Standardaufteilung nach Spaltenbreite. Wer regelmäßig dieselbe Tabelle exportiert, profitiert von einem gleichbleibenden Ergebnis, unabhängig davon, wer die Datei zuletzt bearbeitet hat.

Rechnungslisten, Kontoauszüge und Kalkulationen

Eine Umsatzliste für die EÜR, eine Materialkalkulation für ein Angebot, ein Dienstplan für das Team – überall dort, wo eine Tabelle das Arbeitsdokument ist, aber ein festes Dokument verschickt oder abgelegt werden muss, übernimmt die Umwandlung die Brücke. Der Empfänger sieht genau die Tabelle, die verschickt wurde, ohne sie versehentlich verändern zu können. Auch für die Steuererklärung praktisch: Eine Kalkulationstabelle wird zum PDF-Beleg, der sich zusammen mit anderen Unterlagen bei ELSTER hochladen lässt.

Preis und aktueller Stand

Diese Funktion befindet sich derzeit in der Bereitstellung und nimmt noch keine Ausführungen entgegen. Der Preis ist bereits veröffentlicht: $0.052 pro Anfrage plus $0.003 pro Seite – eine dreiseitige Tabelle kostet $0.061. Die Grenze liegt bei 25 MB und 200 Seiten pro Datei, abgerechnet ausschließlich pro Nutzung. Preis und Grenzen ändern sich beim Start nicht, sodass sich die Integration schon jetzt zuverlässig kalkulieren lässt.

Anwendungsfälle

Umsatzliste für die EÜR archivieren

Ein Freiberufler aus München wandelt die monatliche Umsatzliste aus Excel in PDF um, bevor er sie zusammen mit den Belegen für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ablegt – unveränderlich, wie es die GoBD verlangt.

Materialkalkulation als Angebotsanhang

Weber Metallbau GmbH kalkuliert ein Angebot in Excel und verschickt die Tabelle als PDF an die Kundschaft, damit Formeln und Zwischensummen nicht versehentlich verändert werden können.

Dienstplan für das gesamte Team

Bäckerei Hoffmann e. K. erstellt den Dienstplan in Excel und wandelt ihn wöchentlich in PDF um, um ihn am Schwarzen Brett auszuhängen – mit fester Seitenaufteilung und lesbarer Schrift.

Kontoauszugsübersicht für den Steuerberater

Eine Kleinunternehmerin bereitet eine Jahresübersicht ihrer Kontobewegungen in Excel vor und schickt sie als PDF an die Steuerberatung, statt eine bearbeitbare Tabelle zu verschicken.

Häufige Fragen

Bleiben Formeln als Werte im PDF sichtbar?

Ja, im PDF erscheinen die berechneten Werte genau wie in der Excel-Ansicht. Die Formeln selbst sind im PDF nicht mehr veränderbar – genau das macht das Format archivierbar.

Was passiert mit sehr breiten Tabellen?

Sie werden automatisch auf mehrere Seiten aufgeteilt, orientiert an den in Excel definierten Druckbereichen oder an einer sinnvollen Standardaufteilung.

Ist ein PDF aus Excel GoBD-konform archivierbar?

Das PDF selbst ist unveränderbar, was eine Grundvoraussetzung der GoBD ist. Die vollständige GoBD-Konformität hängt zusätzlich vom Aufbewahrungssystem ab, in dem es abgelegt wird.

Was kostet die Umwandlung einer dreiseitigen Tabelle?

$0.052 Grundgebühr plus 3 × $0.003 = $0.061, abgerechnet pro Anfrage in US-Dollar.

Werden meine Tabelleninhalte gespeichert?

Nein, die Datei wird nur für die Dauer der Verarbeitung vorgehalten und danach gelöscht, ohne weitere Nutzung der enthaltenen Zahlen.

Ist diese Funktion schon einsatzbereit?

Noch nicht: Sie befindet sich in der Bereitstellung und nimmt derzeit keine Ausführungen an. Preis und Grenzen gelten bereits, sobald sie startet.

Für Entwickler — API-Zugang

Alles auf dieser Seite ist auch per API verfügbar. Dieser Abschnitt richtet sich an Teams, die es in ihre eigenen Systeme einbinden möchten; alle anderen nutzen einfach das Tool oben.

Endpunkt

POSThttps://api.kit.forhosting.com/doc/excel-to-pdf

Authentifizierung per Bearer-Token. Ein einziger POST stellt die Aufgabe in die Warteschlange; das Ergebnis erhalten Sie per Webhook oder über einen signierten Link.

Aufruf aus Ihrem Stack

curl -X POST https://api.kit.forhosting.com/doc/excel-to-pdf \
  -H "Authorization: Bearer $KIT_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d &#39;{"input":"…"}'

const res = await fetch("https://api.kit.forhosting.com/doc/excel-to-pdf", {
  method: "POST",
  headers: {
    "Authorization": `Bearer ${process.env.KIT_KEY}`,
    "Content-Type": "application/json"
  },
  body: JSON.stringify({
    "input": "…"
  })
});
const { task_id } = await res.json();

import os, requests

res = requests.post(
    "https://api.kit.forhosting.com/doc/excel-to-pdf",
    headers={"Authorization": f"Bearer {os.environ[&#39;KIT_KEY']}"},
    json={
    "input": "…"
},
)
task_id = res.json()["task_id"]

<?php
$res = file_get_contents("https://api.kit.forhosting.com/doc/excel-to-pdf", false, stream_context_create([
  "http" => [
    "method"  => "POST",
    "header"  => "Authorization: Bearer " . getenv("KIT_KEY") . "\r\nContent-Type: application/json",
    "content" => &#39;{"input":"…"}',
  ],
]));
$task = json_decode($res, true);

body := bytes.NewBufferString(`{"input":"…"}`)
req, _ := http.NewRequest("POST", "https://api.kit.forhosting.com/doc/excel-to-pdf", body)
req.Header.Set("Authorization", "Bearer "+os.Getenv("KIT_KEY"))
req.Header.Set("Content-Type", "application/json")
res, _ := http.DefaultClient.Do(req)

Beispiel-Anfrage

{
  "input": "…"
}

Beispiel-Antwort

{
  "task_id": "tsk_a1b2c3d4e5f6a1b2c3d4e5f6",
  "type": "doc.excel_to_pdf",
  "status": "queued",
  "_links": {
    "result": "/tasks/tsk_…/result"
  }
}

Die API arbeitet asynchron: Sie erhalten sofort eine task_id. Polling ist mit 1 Anfrage pro Sekunde erlaubt.

Preis

pro Anfrage$0.052

pro Seite$0.003

Der Preis steht auf der Seite – keine Tokens, keine Credits. Fehlgeschlagene Aufgaben werden nicht berechnet.

Limits

`max_mb`	25
`max_pages`	200

Fehler

HTTP	Code	Bedeutung
`401`	`unauthorized`	Der API-Schlüssel fehlt oder ist ungültig – prüfen Sie den Authorization-Header (Bearer).
`402`	`insufficient_balance`	Ihr Guthaben reicht für diese Aufgabe nicht aus – Aufladungen verfallen nicht.
`404`	`unknown_type`	Unbekannter Aufgabentyp – prüfen Sie das Feld „type“ gegen den Katalog.
`429`	`rate_limited`	Zu viele Anfragen – warten Sie kurz; Polling ist mit 1 Anfrage pro Sekunde erlaubt.
`413`	`input_too_large`	Die Eingabe überschreitet das Größenlimit dieser Aufgabe – die genaue Grenze steht auf der Seite.

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